É indiscutível a necessidade de documentação no processo de comunicação. Em um projeto, dependendo de seu tamanho, o grau de formalização pode ser maior ou menor. O documento formal deve ser utilizado nos momentos certos. Para cada situação, um tipo de comunicação é mais adequado.
Infelizmente, muitas vezes o papel é utilizado para compensar a falta (ou falha) na comunicação oral. O face a face é muito rico, pois podemos fazer diversas leituras e interpretações que um documento formal não proporciona. Além disso, conseguimos ter feedbacks no momento, evitando desentendimentos.
Um dos motivos que percebo para querer que tudo seja formalizado é a falta de confiança. Por não confiar no líder, o time pede que tudo seja posto no papel. Por não confiar no time, o líder tenta por tudo no papel. Com isso, quem perde é o projeto, que não terá o máximo de desempenho devido a problemas de comunicação.
