EAP, use e abuse!

Me interesso por gestão visual, e para gerenciamento de escopo de projeto a ferramenta que considero indispensável é a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Sabemos que escopo é crítico nos projetos, por isso, a ferramenta deve ser aliada a facilidade de comunicação. A EAP possui essa característica e, abaixo cito as principais vantagens do seu uso.

• Simples elaboração: A construção da EAP por decomposição é simples e intuitiva. O modo com que ela é construida nos ajuda a lembrar e representar todas as entregas do projeto. (Obs: é simples elaborar uma EAP, porém a facilidade ou dificuldade depende de cada projeto)
• Comunicação: É representada por uma linguagem de fácil entendimento geral. Qualquer envolvido do projeto, mesmo sem conhecimento de gestão de projetos, é capaz de entender a EAP. Com isso, todos podem (e devem) contribuir para que ela fique completa e clara. Nas conversas que envolvem o escopo do projeto, ela torna-se o ponto comum das discussões.
• Controle: O controle do escopo do projeto também é beneficiado. É possível identificar o status de cada entrega na EAP. Rapidamente, pode-se ter uma boa noção de quanto ainda falta de trabalho no projeto. 
• Plano: A EAP é uma fonte rica de informações para todo o planejamento do projeto. Com base nela, pode-se identificar riscos, definir recursos, identificar necessidade de aquisições, perceber sequencia lógica das entregas, identificar tarefas para elaboração do cronograma, entre outros.

Navegue rumo ao sucesso

"Os projetos tem tudo pra dar errado, só não dá porque o Gerente de Projetos não deixa." Ouvi essa frase em algum lugar que não me recordo, porém me chamou atenção. Eu trocaria  o "porque" por "quando", pois nem sempre o Gerente de Projetos consegue evitar o fracasso.

Vários fatores tentam levar o projeto pro buraco: Murphy, falhas de comunicação, deficiencias técnicas, escopo mal definido, etc, etc, etc... a lista é grande! Outra frase que ouvi é que: "um navio está em média 99% do tempo fora do curso. O que faz com que ele chegue ao destino são os ajustes realizados durante o percurso."

Isso faz pensar que é nosso papel estar sempre ajustando o curso do projeto. É importante planejar, porém, é necessário adaptar constantemente para responder as mudanças do ambiente. E assim, conduzirmos o projeto ao seu destino, ou seja, ao sucesso!

Projetos: temporários, únicos, e envolvendo PESSOAS!

Os conceitos sobre o que é um projeto, geralmente ficam sobre os temas "Temporário" e "Resultado exclusivo". São características indiscutíveis e devem ser levadas em consideração na hora de conceber e planejar um projeto.

Porém, na minha visão, uma terceira característica, tão importante quanto, seria o "Envolvimento de pessoas". Não existe projeto sem que haja ao menos uma pessoa envolvida. As operações podem ser totalmente, ou boa parte, automatizadas, já os projetos  são dependentes dos seres humanos.

Além disso, um dos motivos do "Resultado exclusivo" dos projetos, é que são pessoas interagindo em busca dos objetivos. Pessoas sofrem interferências de emoções, do ambiente profissional e pessoal, de outras pessoas, etc.

Também é visto que as características mais desejadas em um gerente de projetos são de relações interpessoais, como, liderança e comunicação. O gerente de projetos precisa conduzir uma equipe visando objetivos do projeto e atendendo às expectativas de todos os envolvidos. 

Adotando que isto é uma característica fundamental do projeto, diminui a chance de planejarmos pensando apenas em processos, artefatos, entregas, etc. As relações humanas serão chave para o sucesso do projeto.

Corrente Crítica – Planejamento e Gestão da Execução

Já tive a oportunidade de aplicar os conceitos da Corrente Crítica® e perceber seus resultados. Descrevi em posts antigos a minha vivência e percepção. Seguem os links para os posts:

• Corrente Crítica na Prática
• Segurança para a Corrente Crítica
• Ferramenta para Apoio à Corrente Crítica

Para fechar as atividades em 2011, a Innovit e a Goldratt Associados traz a Florianópolis o curso: Corrente Crítica – Planejamento e Gestão da Execução.

Objetivo:

Apresentar de forma prática a abordagem da Teoria das Restrições voltada ao Gerenciamento de Projetos.

Público Alvo:

Profissionais que buscam aprimorar seu conhecimento em gestão de tempo.

Conteúdo Programático:

• O que mudar – Consenso dos principais problemas e implicações no ambiente de multi-projetos.

• Para o que mudar – Consenso em relação à direção da solução.

• Como causar a mudança– Implementando a Corrente Crítica®

Instrutor: Fabiano Sobral

Diretor da Goldratt Associados Brasil. Formado em Engenharia Elétrica pela Unicamp, certificado PMP (Project Management Professional) pelo PMI e MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas, quatorze anos de experiência em gerenciamento de projetos, atuando em diversas áreas como: estruturação de PMO, gerenciamento de grandes obras, implantação de novas metodologias de gerenciamento e capacitação dentre outras, tendo atuado em diversas empresas de grande e médio porte, no Brasil e no exterior.

Informações:

Data: 12/12/11

Local: Hotel Mercure Florianópolis Convention – Rod. Ademar Gonzaga, 600 – Itacorubi – Fpolis/SC 

Investimento: R$ 500,00

Duração: 8:00h às 18:00h

Coffee Break e Material Incluso

Contatos: (48) 3024-3426 / e-mail: contato@innovit.com.br

 

O abismo da documentação

É indiscutível a necessidade de documentação no processo de comunicação. Em um projeto, dependendo de seu tamanho, o grau de formalização pode ser maior ou menor. O documento formal deve ser utilizado nos momentos certos. Para cada situação, um tipo de comunicação é mais adequado.

Infelizmente, muitas vezes o papel é utilizado para compensar a falta (ou falha) na comunicação oral. O face a face é muito rico, pois podemos fazer diversas leituras e interpretações que um documento formal não proporciona. Além disso, conseguimos ter feedbacks no momento, evitando desentendimentos. 

Um dos motivos que percebo para querer que tudo seja formalizado é a falta de confiança. Por não confiar no líder, o time pede que tudo seja posto no papel. Por não confiar no time, o líder tenta por tudo no papel. Com isso, quem perde é o projeto, que não terá o máximo de desempenho devido a problemas de comunicação.

Tropa de Elite

Ter um time de alto desempenho é o que todo Gerente de Projetos busca. O desafio para se conseguir estaria na seleção dos melhores ou na formação das pessoas? Na minha visão, nos dois, pois são dois processos diferentes e complementares.

Os processos de seleção convencionais, não nos permite conhecer os indivíduos na sua essência. Nesta fase, devemos ter muito claro qual o perfil desejado, tanto técnico quanto comportamental, para que este filtro seja realmente eficaz. Apesar de várias técnicas utilizadas, dinâmicas, entrevistas, etc, somente no dia a dia é que vamos perceber as atitudes dos selecionados. Tendo isto como verdade, precisamos de processos que aumentem a chance de ter um membro do time altamente capacitado.

A formação do indivíduo deve ocorrer logo após ser selecionado. Na prática, muitos ignoram esta fase, e assumem que a pessoas já está preparada para encarar o desafio. Os que tem algum tipo de treinamento, fazem em situações ideais, e isto pode ser um problema. A pessoa é avaliada por aquilo que produz em contextos perfeitos, condições tranquilas, e com isso temos uma distorção. O ambiente do projeto não é esse, existe pressão, cobranças, falhas, conflitos, negociações, entre outros tantos fatores que estão diretamente ligados a capacidade produtiva do time.

Nossos processos de seleção e formação de times de projetos devem estar de acordo com a realidade vivida. Se as pessoas foram selecionadas dentro dos perfis esperados, foram treinadas e responderam a altura em ambientes extremos e semelhantes ao real, elas estarão preparadas para os desafios do projeto. Somente assim, poderemos ter uma verdadeira Tropa de Elite!

Obs.: Este post foi inspirado na palestra do Paulo Storani, consultor técnico do filme "Tropa de Elite".

Acelere com moderação

Você já tentou fazer um bolo com pressa? Todos os processos podem ser acelerados para que o bolo fique pronto mais rápido? Não sou especialista no assunto, mas posso afirmar que isso não vai resultar no melhor bolo. Por exemplo, é necessário tempo e temperatura ideal para o cozimento. Caso geremos uma variação considerável desses fatores, o resultado pode ser péssimo.

Como na gastronomia, os projetos também possuem processos para gerar resultado. Ao tentarmos acelerar um projeto a todo custo, devemos estar cientes do impacto que isso irá gerar. É preciso conhecer quais processos podem ser acelerados e quais as faixas de variação tolerável. Por exemplo: Um especialista pode precisar de 8 horas para fazer uma análise de negócio. Se houver pressão para que se faça em 4 horas, a chance de algo não ser avaliado é grande, e com isso, o produto será prejudicado.

Existem situações que essas medidas são necessárias, porém é preciso conhecer o risco que se está assumindo e todos os seus impactos. As técnicas de aceleração de projetos estão disponíveis para serem usadas, mas não podemos negligenciar os efeitos das ações tomadas.